Problemen voor je team oplossen of laat je het team de problemen oplossen?
Is het voor jou ook lastig om te kiezen tussen oplossen of delegeren? Je begint om zeven uur op kantoor, zodat je ongestoord je ‘eigen’ werk kan uitvoeren, omdat je dagelijks te maken hebt met een takenlijst die aan het einde van de dag niet klaar is.
Enkele weken geleden sprak ik Bram, een manager bij een middelgroot IT-bedrijf. Hij besteedt meer dan de helft van zijn dag aan het managen van escalaties. Bram heeft na iedere werkdag het gevoel dat hij niets bereikt omdat hij continu bezig is met het blussen van zijn teams’ brandjes. Blijkbaar is het motto van zijn team “Als je twijfelt, escaleer het” geworden. Teams die niet langer de verantwoording nemen voor hun eigen problemen, maar dit afschuiven naar hun manager, kunnen situaties zoals dat van Bram veroorzaken.
Voordat je een manager bent kan je je eigen contributie eenvoudig meten aan het aantal problemen dat je oplost. Zodra je een manager bent verdwijnt deze meetlint. Je wordt niet langer beoordeeld op het aantal problemen dat je oplost, dat problemen gezamenlijk oplost. Als je een effectieve manager bent, komen escalaties zelden voor. Dit was bij Bram helaas niet het geval.
Hier zijn drie vragen en richtlijnen die je jezelf kan geven om te voorkomen dat je ingrijpt wanneer het eigenlijk niet nodig is.
1. Wie zou van dit probleem eigenaar moeten zijn?
Wanneer er een teamlid naar je toekomt met de vraag “hoe lossen we dit probleem op?”, stop dan. Voordat je de vraag beantwoord, vraag jezelf “Wie zou eigenaar moeten zijn van dit probleem?”.
Op het moment dat je instapt en het probleem voor je team oplost, kan je meer kwaad dan goed doen. Je zorgt er namelijk voor dat je team een patroon ontwikkelt waarbij alle problemen die niet opgelost kunnen worden automatisch naar de manager worden gespeeld.
Daarnaast creëer je een omgeving waarbij het team denkt dat het niet competent genoeg is om problemen zelf op te lossen. In plaats daarvan, zorg ervoor dat het team de verantwoordelijkheid neemt om zelf het probleem op te lossen.
2. Nu doen of goed doen?
Het is vaak verleidelijk om direct actie te nemen op problemen die voor jou eenvoudig zijn op te lossen. Bijvoorbeeld wanneer er veel tijdsdruk is bij de gewenste oplossing. Zelfs in deze omstandigheden kan het verstandig zijn om je team te helpen de oplossing te vinden, in plaats van de oplossing aan te bieden op een zilveren schaal. Zorg dat je meer een teamspeler bent en minder de held.
3. Wat is het minste wat ik kan doen?
Dit is een vraag die waarschijnlijk erg onnatuurlijk voelt. Natuurlijk wil je niet het minste doen, maar in dit geval is dit een vraag die jezelf kan stellen op het moment dat er een probleem wordt geëscaleerd naar jou als manager. Je wilt immers je team geen ‘nee’ verkopen.
Als anderen moeite hebben om problemen op te lossen die ze rechtmatig zouden moeten oplossen, vraag altijd: “Wat is het minst dat ik kan doen?” Vind het laagste initiatiefniveau voor jezelf, terwijl je teamlid ertoe verplicht om op het hoogste niveau te kunnen handelen. Gebruik het dan als een onderwijsmoment om je team te leren het de volgende keer zonder jou te doen.
Wat zijn jouw managementadviezen? Laat ze achter in de comments.
