Waarom balans zo belangrijk is voor je productiviteit
Je wilt je productiviteit verhogen door meer uren te werken? Helaas is dit niet de oplossing. Productiviteit wordt vertegenwoordigd door het aantal uren dat je werkt, gedeeld door de opbrengst van deze gewerkte uren.
Productiviteit = output / input
Productiviteit omschrijft niet de hoeveelheid tijd dat je werkt, maar de opbrengst van je gewerkte uren.
“Ik werk wel tachtig uur per week”
Als ik personen hoor zeggen dat ze wel tachtig uur per week werken , vraag ik mijzelf direct af hoe productief deze personen zijn geweest in die tachtig uur dat ze hebben gewerkt. Het zou immers goed kunnen zijn dat deze mensen tachtig uur per week moeten werken omdat ze hun werkzaamheden niet kunnen afronden doordat ze niet productief zijn.
De oorzaak van improductiviteit kan uit verschillende hoeken komen; Collega’s die om het kwartier aan je bureau staan met vragen (die ze zelf prima hadden kunnen beantwoorden door iets langer te zoeken). Of bijvoorbeeld het downward spiral syndrome. Wat er voor zorgt dat je door het gebrek aan productiviteit meer uren gaat werken om je werk af te krijgen. Dit zorgt uiteindelijk voor een lagere productiviteit.
Druk zijn betekent dat je niet bent gefocust
Druk zijn is een zeer interessant iets om te zijn. Overweldigd zijn door hoe druk je bent, betekent niet dat je daadwerkelijk productief bent. Het betekent simpelweg dat je niet gefocust bent op datgene wat je zou moeten doen. Daarom voelt het alsof je druk bent. Als je gefocust zou zijn op de zaken die je aandacht behoeven dan zou je werkdag niet omschrijven als “druk” maar als productief.
Gewoon. Beginnen.
Het lijkt misschien een open deur, maar studies wijzen uit dat het starten van een project de grootste barrière is voor productiviteit. Voordat je met een project start, visualiseert ons brein alle moeilijke onderdelen van het project. In plaats van te beginnen aan het project wordt hard werk gesimuleerd door allerlei kleine, minder belangrijke, en eenvoudige taken op pakken.
Ons brein onthoud taken die niet afgerond zijn beter dan taken die wel afgerond zijn Dit geeft een onprettig “druk” gevoel, ook wel bekend als het Zeigarnik effect. Het is dus daarom beter om nu direct te beginnen met alle (grote) taken/projecten die je nog hebt liggen, in plaats van je dag op te vullen met kleine, minder belangrijke, taken.
Time management?
Als we kijken naar een paar van de meest elite violisten in de wereld, dan zien we dat zij niet per definitie meer oefenen maar eerder meer gefocust oefenen. Dit doen ze door zich meer te focussen op de moeilijke taken en ze hun tijd verdelen in segmenten.
In plaats van hun focus te verspreiden over de gehele dag, focussen ze zich geconcentreerd in sessies van 90 minuten, gevolgd door een pauze van 15-20 minuten.
Een stok achter de deur? Geef jezelf deadlines.
Jezelf een deadline geven voor een taak of project is een goede stok achter de deur. Het opschrijven van het werk dat je op een dag doet geeft je een realistisch overzicht van je werkzaamheden die je hebt uitgevoerd.
Je werkzaamheden kan je vervolgens evalueren, in plaats van een inaccurate schatting maken wat je die dag hebt gedaan. Daarnaast helpt het opschrijven van je werkzaamheden ook om te voorkomen dat je je tijd vult met kleine nutteloze dingen zoals Facebook, Twitter.
Multi-tasken is de grootste vijand van productiviteit
Het voelt misschien alsof je meer bereikt wanneer je aan het multi-tasken bent, maar in praktijk ben je bezig met het creëren van veel losse eindjes. Al deze losse eindjes geven je onnodige onrust.
Probeer in plaats van te multi-tasken, iedere avond voordat je van kantoor naar huis gaat, een lijst op te stellen met dingen die je de volgende dag af wilt hebben. Hier vindt je nog een aantal tips om je takenlijst op te zetten en haalbaar te maken.
