Voorkom een bankroet door Excel
Excel gebruiken voor je boekhouding brengt meer risico met zich mee dan je wellicht denkt. De kans op fouten is daarbij zelfs zo groot, dat het risico van faillissement dreigt. In dit artikel enkele voorbeelden van bedrijven die dit overkwam.
Het geheel baseren van je boekhouding op Excel kan erg gevaarlijk zijn. Het programma is namelijk erg gevoelig voor fouten en fraude. Toch gebruikt nog altijd ruim 70 procent van de multinationals Excel.
FRAUDEGEVOELIG
Excel bevat weinig tot geen structuur, tenzij jij deze zelf aanbrengt. Zelfs dan is het nog steeds een erg fraudegevoelig systeem, omdat iedereen zomaar wijzigingen kan aanbrengen. En dit zonder dat er te achterhalen valt waar en door wie de wijzigingen zijn aangebracht. Bovendien zijn Excel bestanden van zichzelf uit niet beveiligd, noch versleuteld.
ENRON EN IMTECH
Het klinkt wellicht wat extreem, maar er zijn meerdere voorbeelden te noemen waarbij het gebruik van Excel direct en indirect geresulteerd heeft in een faillissement. Denk bijvoorbeeld aan Enron in 2002 of onlangs nog bij Imtech.
MEER DAN 100 FOUTEN
Onderzoek van de TU Delft onderbouwd deze problemen. Samen met het bedrijf Infotron deden zij onderzoek naar het gebruik van Excel. De conclusies van dit onderzoek zijn meer dan verontrustend te noemen. Zo vonden zij na onderzoek van 15.000 spreadsheets in 740 bestanden maar liefst meer dan 100 fouten. Deze fouten kunnen desastreuze gevolgen hebben. Een foutje in de spreadsheets bij een beursgenoteerd Brits bedrijf, waarbij de pensioenopbouw 8,6 miljoen minder waard bleek dan gewaardeerd, liet de beurswaarde 30 procent kelderen en de kostte de CEO zijn baan.
GEBREK AAN OVERZICHT
Behalve fouten is het gebrek aan overzicht een ander probleem voor bedrijven. Het hebben van meerdere spreadsheets voor verschillende afdelingen, of divisies over de grens, maken het vergelijken van cijfers en prestaties lastig en tijdrovend.
GEVOLGEN ONDERSCHAT
Bedrijven onderschatten veelal de mogelijke gevolgen van het houden van een boekhouding in Excel, terwijl de complexiteit bij groeiende ondernemingen steeds verder toeneemt. Door de boekhouding te consolideren in een systeem als bijvoorbeeld Teambase, hou je niet alleen overzicht en controle over je boekhouding, maar worden alle bedrijfsprocessen duidelijk en overzichtelijk.
BRON: Management Team & Teambase CRM
