5 manieren waarop je je productiviteit verlaagt (en hoe dit te voorkomen)
Het is mogelijk dat een takenlijstje je energie geeft, je helpt prioriteiten te stellen en je motiveert om door te gaan, zelfs met onvermijdelijke afleidingen en tegenslagen. Toch zijn er nog steeds mensen die het niet voor elkaar krijgen om alles op het takenlijstje af te vinken aan het einde van een werkdag.
Dit komt omdat de meeste mensen hun takenlijstjes niet goed in elkaar hebben zitten en daarmee effectief hun eigen productiviteit verlagen.
Als je je schuldig maakt aan een van de volgende punten, dan heb ik het over jou.
1. Je maakt tijd voor energie-vreters
Zelfs als je nog nooit van deze term hebt gehoord, weet je wie dit zijn: ze vreten je energie door enkel op zichzelf gefocust te zijn en niet gericht op het welzijn van de groep. Jouw tijd en prioriteiten interesseert ze niets. En toch stuurt deze persoon constant e-mails naar je met de vraag om hulp. Veelal een tijdrovende taak die op jouw takenlijstje belandt (ondanks het feit dat er geen voordeel voor jou aan zit).
De oplossing
Makkelijk. Als het niet gaat om een belangrijke taak, kan je beleefd afwijzen met een simpele reactie als: “Helaas heb ik een strakke deadline staan en kan ik je deze niet helpen.” Als de persoon blijft aandringen vervolg dan met een vraag die benadrukt waarom de taak niet voor jou bestemd is: “Ik ben op het moment druk bezig met […]. Als het belangrijk is, kan ik mijn manager erbij betrekken en vragen welke taak voorrang heeft”.
2. Je takenlijst is onduidelijk
Simpel gezegd, een taak op je lijst die niet kan worden opgenomen als een actie behoort niet op je takenlijst. Dit omvat zowel taken die vaag zijn (reageer op voorstel) of uit meerdere stappen bestaan (lanceer nieuwe productlijn). Of je probeert je te herinneren op welk voorstel je ook alweer moest reageren of je wordt bedolven onder de stress van het lanceren van een nieuwe lijn in een middag.
De oplossing
Maak gebruik van duidelijke zinnen op je takenlijst en beschrijf altijd meer details dan je denkt nodig te zijn. Want om vier uur ‘s middags zijn je gedachten van 9 uur ‘s ochtends lang niet zo vers meers. En als het aankomt op grotere taken, maak deze kleiner door ze onder te verdelen in meerdere stappen. Zo zou een taak als “opzet planning lancering nieuwe productlijn”, die vervolgens opgedeeld kan worden in kleinere taken veel beter passen bij een takenlijst en minder overweldigend overkomen.
3. Je neemt teveel hooi op je vork
Als je onrealistisch bent met het aantal taken dat je in een dag kan afronden, ben je gedoemd te falen. Bovendien beroof je jezelf van het gevoel van voldoening als je aan het einde van de dag je takenlijst volledig kan afvinken. Door teveel taken op je te nemen, lijkt het werk veelal op een onontkomelijke hoeveelheid, waardoor je niet weet waar te starten en je meer geneigd bent taken uit te stellen.
De oplossing
Belle Beth Cooper, content marketeer bij Buffer, deelde de volgende tips om je takenlijst haalbaar te houden:
One of the most counterintuitive but effective methods I’ve found for increasing my productivity is to limit how many items I add to my to-do list. One way to do this is by choosing one to three most important tasks, or MITs. These are the big, tough tasks for your day that you really need to get done; the ones that will keep you in the office past the time you planned to leave, or working after dinner if you don’t get through them.
Hoe bepaal je wat het meest belangrijk is? Dit zijn veelal de taken die meetbaar zijn, evenals de taken die het project sturen en onmisbaar zijn bij het behalen van resultaten.
4. Je vergeet pauze te nemen
In een perfecte wereld start je ‘s ochtends om 9 uur en werk je non-stop door tot 18:00 uur. Maar, we leven niet in een perfecte wereld en je gaat nou eenmaal gestoord worden, trek krijgen, en onrustig van het constant zitten achter een computer.
De oplossing
Ongeacht hoe druk je bent, iedereen heeft pauzes nodig om zich opnieuw op te laden. Doe dit door te werken in blokken van 50 – 90 minuten. Onderzoek wijst uit dat meest productieve mensen werken voor 52 minuten per keer, 17 minuten pauze te nemen om vervolgens hun taken weer op te pakken. Zij werken deze 52 minuten met intense focus om hun taken te voltooien, waarna ze even rust nemen. Denk aan het maken van een korte wandeling, iets te drinken of eten pakken, of een inspirerende website te bezoeken.
5. Je houdt geen rekening met onvermijdelijke onderbrekingen
Je hebt veel tijd gestoken in het perfect vaststellen en uitlijnen van je prioriteiten, maar dan raak je afgeleid. Door een e-mail, een collega, door breaking nieuws of wat dan ook. Ondanks je harde werk en perfect ingedeelde takenlijst raak je afgeleid met het eerste dringende bericht dat in je inbox belandt.
De oplossing
Laat hier en daar wat ruimte over in je agenda. Zo creëer je marges waarbinnen je het werk alsnog kan afronden. In het ergste geval heb je geen onderbrekingen en heb je je werk eerder afgerond.
Aanvullend kan je mogelijke onderbrekingen voor zijn, door je status op bijv. Skype te veranderen naar “bezig”, nieuwe telefoontjes rechtstreeks naar voicemail te laten gaan en je e-mailprogramma enkel bericht te laten geven bij bepaalde contactpersonen.
Er is geen perfecte takenlijst, maar de manier waarop je die van jou maakt kan je dag maken of kraken. Dus wat je ook gebruikt — een app, een computer of ouderwets pen en papier — voorkom deze vijf dooddoeners en je zult zien dat je ieder dag alle taken van je takenlijst kan afvinken. Succes!
BRON: The Muse
