Hoe verhoog je je productiviteit?

Multitasken bestaat niet

Haast is killing. Ik merk het iedere keer weer: ik maak fouten, voel mij onrustig en heb een korte aandachtspanne. Voor ik het weet zit ik drie mailtjes tegelijk te typen, staat Evernote open met een half blog en ben ik alweer vergeten waar die MindNode woordspin voor was. En met een paar uur voelt mijn hoofd als moes en heb ik veel te weinig gedaan. Het resultaat is nog meer haast. Herkenbaar? Juist. 

Er wordt al gezegd: multitasken bestaat niet, je kunt maar één ding (goed) tegelijkertijd. Ik wil nog een stap verder gaan, want ik kan met haast nog steeds heel goed onleesbare teksten produceren. Ook al doe ik niks anders voel ik dezelfde onrust als bij het multitasken.

Door te vertragen werk je netter

Door bewust te vertragen werk je netter. En met vertragen bedoel ik ook ter-gent langzaam. Sloom. Ik denk dat menig computerprogrammeur het met mij eens is als ik zeg dat fouten opzoeken en rechtzetten meer tijd kost dan langzamer de klus klaren. Dus de grap is dat je vaak sneller klaar bent én met een heldere geest.

Dus nu bijvoorbeeld, neem ik de tijd om dit blog te schrijven. Vorige week werd mij gevraagd om wat te schrijven en in de tussentijd schrijf ik onderwerpen op die in mij opkomen. Uiteindelijk komt er ook iets, als ik maar de tijd neem. Vertragen werkt ook heel goed wanneer je iets nieuws probeert te leren. Een nieuwe uitspraak of een beweging bijvoorbeeld: elke woensdag train ik Aikido, een Japanse vechtkunst, en om de bewegingen goed te oefenen zonder daarbij op de automatische piloot te bewegen vertragen we. 

Een ander voorbeeld is in een acquisitiegesprek de tijd nemen: in plaats van je meteen op de ‘vangst’ te richten goed luisteren en meegaan in het gesprek. Gewoon eerst de verbinding leggen tussen jou en je klant. Goed de vraag aanhoren voordat je een aanbod doet en checken of je de ander goed begrijpt. 
Het grappige van op die manier de tijd nemen is dat je vaak veel eerder klaar bent. 
 

Zonder snel geen traag

Vertragen is een relatief begrip: zonder snel geen traag. Het gaat daarom om het verschil te ervaren tussen de twee en daarbij uit het automatisme te stappen zodat je nieuwe inzichten krijgt. Soms is versnellen een betere strategie, waarmee je de druk opvoert door bijvoorbeeld een krappe deadline te plannen. Met versnellen kun je je minder op de details richten en moet je juist wel sommige zaken vanuit automatisme doen. Maar zoals ik al zei brengt versnellen vaak meer werk met zich mee omdat het slordig is. 

Vanuit het idee van een ‘druk bezette ondernemer’ hangt de balans nu over het algemeen meer richting versnellen: hoe kan ik meer output genereren in een dag? Nog verder versnellen gaat dan naar mijn idee niet bijdragen aan een handiger bestaan als ondernemer/leidinggevende. Omdat je namelijk al best wel hard gaat, maar dan nog wel probeert om alle details te zien. Gaat niet en het is frustrerend. 

Probeer daarom in plaats van je te richten op meer output, op vertragen en ontdek wat je dan voor details kunt zien. Plan in plaats van 5 minuten gesprekken een uur in. Rij langzamer op de snelweg en plan minder op een dag. Ga spelen met wat vertragen kan betekenen en je kunt het ineens strategisch toepassen. Dan kun je kiezen tussen versnellen en vertragen en hun voordelen.