Om betalingsherinneringen te kunnen sturen dien je de volgende instellingen in te stellen.

E-mail-documenten

Ga naar gebruikersnaam > instellingen > algemeen > betalingsherinneringen. Onder de kop “E-mail-documenten” stel je een e-mailadres en naam in waarmee de herinneringen worden verzonden. Dit kan bijvoorbeeld “noreply@jedomeinnaam.nl|” of “administratie@jedomeinnaam.nl”. Je kan kiezen wat wenselijk is voor je organisatie. 
Bij het veld “Naam afzender hernneringsdocumenten” vul je de naam in. Bijvoorbeeld “No Reply” of “Administratie – Je bedrijfsnaam”. Ook hier kan je kiezen voor iets wat wenselijk is voor je organisatie.

Betalingsherinneringssjablonen

Betalingsherinneringssjablonen zijn tekst sjablonen welke worden gebruikt bij het geneneren van de herinnering. Ga naar gebruikersnaam > instellingen > algemeen > betalingsherinneringen. Klik op “+ Betalingsherinneringsjalboon toevoegen“.

Titel

Voer bij de “titel” de titel in van het herinneringsdocument.Dit kan bijvoorbeeld “Herinnering” zijn. 

Dagen tot herinnering

Voor bij “dagen tot herinnering” het aantal dagen in dat een factuur verlopen moet zijn voordat er een factuur in aanmerking komt om mee genomen te worden in herinneringen. Wanneer je hier het getal “1” invoert, wordt het factuur direct meegenomen voor herinneringen zodra het langer dan 1 dag over het betalingstermijn is. Heeft je factuur een betalingsconditie van “14 dagen netto op rekening” zal het factuur met de instelling “1” op dag 15 in aanmerking komen voor een herinnering. 

Ons advies is om dit op “12” te zetten.

Uit te voeren actie

Bij “uit te voeren actie” kan je aangeven wat er gedaan moet worden met de herinneringen. Je kan de volgende opties kiezen:

Voorkeur van debiteur gebruiken

Hierbij wordt de voorkeur van de debiteur gebruikt, die opgeven is bij de debiteur. Deze optie kiest u ook wanneer u per e-mail wilt versturen.

Per e-mail versturen naar externe partij

Met deze optie wordt de herinnering naar een externe partij gestuurd, bijvoorbeeld een incassoburea. Dit gebruik je vaak bij de laatste herinnering ‘in gebreke stelling”

Teambase-incassoservice

Wanneer je zelf niet beschikt over een overeenkomst met een incassobureau of deurwaarder, kan je gratis gebruik maken van de Teambase-incassoservice. Wij zetten de documenten automatisch door naar een bij ons aangesloten incassobureau.

Altijd afdrukken

Wanneer u de herinneringen altijd per post wilt versturen, kiest u voor de optie ‘altijd afdrukken’.

Onderwerp e-mail

Hier voert u het onderwerp in wat in het onderwerpveld komt te staan van de e-mail.

E-mailbericht

Hier voort u het bericht in wat in de e-mail komt te staan. Let op: Dit is niet de tekst op het herinneringsdocument. Dit is enkel een begeleidend schrijven.

Titel herinneringsdocument

Dit is de titel van het document wat u als bijlage meestuurt. 

Hoofdtekst herinneringsdocument

Dit is de hoofdtekst / inleiding op het herinneringsdocument. Als voorbeeld kunt u bijvoorbeeld de volgende tekst hier op invullen:
 

Geachte relatie,

Uit onze administratie blijkt dat de onderstaande facturen nog niet door u zijn voldaan. Wellicht dat deze aan uw aandacht zijn ontsnapt.

 

Teambase genereert automatisch een overzicht met openstaande tussen de hoofdtekst en sluittekst. 

Sluittekst herinneringsdocument

Dit de sluittekst / afsluiting van het herinneringsdocument. Als voorbeeld kunt u bijvoorbeeld de voglende tekst hier op invullen:

We verzoeken u vriendelijke om de vervallen facturen binnen 5 dagen te voldoen op onze bankrekening NL01 BANK0 01234567889 op naam van Bedrijfsnaam. 

Indien u van mening bent dat de gegevens niet juist zijn, of wanneer u om enige reden niet in staat bent om het openstaand bedrag aan ons tijdig te voldoen, verzoeken wij u om contact met ons op te nemen door een e-mail te sturen naar email@domainnaam.nl. 

We vertrouwen dat wij uw betalingen binnen 5 dagen mogen ontvangen.  Indien uw betaling deze brief heeft gekruist vragen wij u deze brief als niet geschreven te beschouwen.

Met vriendelijke groet,

Naam medewerker

 

Sla dit slabloon op.

Herhaal deze stappen voor een 2de herinnering (aanmaning) en een eventuele 3e (in gebreke stelling)

Sjablonen koppelen aan betalingscondities

Het uitgebreide herinneringssysteem geeft de mogelijkheid om per betalingscondities verschillende herinneringen te koppelen. Om een herinneringssjabloon te koppelen aan een betalingsconditie ga naar gebruikersnaam > instellingen > algemeen > betalingscondities.

Open de betalingsconditite waaraan je het herinneringssjabloon wilt koppelen. Zet de herinneringsjablonen in de juiste volgorde.

Kies voor opslaan.