Nieuwe functies speciaal ontwikkeld voor Teambase-gebruikers

Wij houden van feedback. Hoe meer feedback wij ontvangen hoe beter wij Teambase kunnen laten aansluiten op jouw wensen. Teambase 2.2.18 brengt een aantal nieuwe functies met zich mee die door een groot aantal Teambase-gebruikers de afgelopen periode zijn ingediend als feature request.

Mogelijkheid toegevoegd om opdrachten af te breken, en een vervangende offerte te maken

Idealistisch gezien komt het nooit voor dat je een opdracht geannuleerd wordt. Toch kan het voorkomen dat een opdracht wordt geannuleerd omdat de klant alsnog afziet van de order of omdat je niet kan leveren omdat het product niet meer in productie is.

Vanaf heden is het mogelijk om een opdracht af te breken en direct vanuit de opdracht het offerte-traject opnieuw in te gaan indien dit wenselijk is. Hiermee wordt het mogelijk om lopende opdrachten eenvoudig aan te passen zonder de intuïtieve workflow van Teambase te onderbreken.

Mogelijkheid toegevoegd om totalen en de vervaltermijn op offertes te verbergen

Het kan voorkomen dat je een klant een offerte wilt sturen met meerdere artikelen maar zonder totaalprijs. Ook deze feature hebben wij gerealiseerd in Teambase 2.2.18. Daarnaast is het mogelijk gemaakt om de “Indien u akkoord gaat voor “datum”, wordt uw bestelling geleverd voor “datum” te verbergen op de offerte.

Offerte voorbeeld, tekst totaalprijs

Zelf nog wensen?

Indien je zelf geweldige ideeën of toevoegingen hebt voor Teambase kan je deze bij ons kenbaar maken via de Online Support Chat of per e-mail via team@teambasecrm.com. 

7 Tips om je Takenlijst Haalbaar te Maken

We hebben het al eerder gehad over het efficiënter indelen van je dag, waarin de eerste tip het bijhouden van een takenlijst is. Daar zijn we echter niet verder ingegaan op de inhoud van een takenlijst. Omdat een takenlijst nou eenmaal onmisbaar is voor een efficiente werkdag, bespreken wij in dit artikel 7 – soms wat ongewone – tips om ervoor te zorgen dat je takenlijst haalbaar is en blijft.

7. Verdeel je taken in drie verschillende categorieën

Om productief te blijven kan je je takenlijst het beste opdelen in drie verschillende categorieen: waarvan één belangrijke taak (iets dat je direct moet doen), een taak die je zou moeten doen (die bijdraagt aan je lange termijn doelen), en iets dat je graag wilt doen. Op deze manier behoud je een goede balans tussen je korte- en lange termijn doelen en doe je ook iets dat je echt leuk vindt.

6. Hou een digitale én een papieren takenlijst bij

Iedereen probeert papierloos te gaan, maar geloof ons: gebruik je digitale takenlijst voor je complete takenlijst en gebruik een dagelijkse papieren takenlijst om je gefocust te houden. Zo komt de takenlijst veel minder overweldigend over en kan je aan het einde van de dag mooi een takenlijst afstrepen, of beter nog voldaan in de prullenbak werpen.

5. Maak gebruik van de 1-3-5 regel

Probeer 1 grote taak, 3 middelgrote taken en 5 kleine taken per dag af te strepen. Alternatief, kan je ook gebruik maken van de 3-2 regel (3 grote taken en 2 kleine taken).

4. Verwijder alles en stel je takenlijst opnieuw op

Takenlijsten worden al snel een enorme en onhandelbare verzameling van taken. Sommige van deze taken zijn vaak niet eens echt belangrijk. Bekijk je takenlijst opnieuw en orden de taken naar waarde, om duidelijkheid en haalbaarheid te verbeteren. Denk eraan: je takenlijst is geen verlanglijstje.

3. Maak een verhaal van je takenlijst

Lief dagboek, vandaag heb ik….Door een verhaal te maken en het visualiseren van je takenlijst in een verhaal onthoud je niet alleen beter welke taken je moet uitvoeren, maar word je gemotiveerd het verhaal tot een einde te brengen.

2. Verwijder iets van je takenlijst

Soms moet je gewoon nee zeggen. Te veel hooi op je vork nemen bevordert de creativiteit niet. Zit je takenlijst vol? Voel je dan niet schuldig om er iets vanaf te halen.

1. Voeg beloningen toe aan je takenlijst voor extra motivatie

Iedereen heeft weleens een duwtje in de rug nodig. Door beloningen aan het behalen van taken toe te kennen heb je iets om naar uit te kijken. Doe dit bij zowel grote als kleine taken om ervoor te zorgen dat je gemotiveerd aan de slag gaat met iedere taak!

Laat ons weten welke tip voor jou het beste werkt. Of heb jij nog andere tips? Laat ze achter in de reacties.

Nieuwe module: Brieven

Wij introduceren met trots onze nieuwste module “brieven”, welke beschikbaar is sinds update 2.2.10.

Onbekend object

Opstellen van brieven wordt aangenaam eenvoudig

Met brieven wordt het opstellen van professionele brieven aangenaam eenvoudig. Je kan een brief volledig naar eigen wens opstellen en aanpassen maar ook kiezen uit één van de oneindige sjablonen die je zelf kan aanmaken. Door het gebruik van vooraf gedefineerde sjablonen stel je binnen enkele seconden een welkomsbrief, bevestigingsbrief of ieder andere zakelijke brief op.

Conceptbrieven

Brieven heeft twee type brieven, conceptbrieven en definitieve brieven. Een conceptbrief bevat geen volgnummer en kan naar alle lust worden aangepast of gecontroleerd door een collega. Een conceptbrief is voorzien van een watermerk “concept”.

Definitieve brieven

Definitieve brieven zijn voorzien van een opvolgnummer en kunnen niet worden aangepast. Ook bevat een definitieve brief geen watermerk “concept”.

Beheerders toekennen binnen een omgeving

Teambase 2.2.10 maakt het mogelijk om meerdere beheerders van een omgeving toe te kennen. Hierdoor worden de privileges, die voorheen enkel de eerste gebruiker had, gedeeld met andere gebruikers die hij/zij kiest. Deze gebruikers kunnen daarmee alle instellingen van de omgeving wijzigen.

Gebruikeraccounts uitschakelen

Wanneer een medewerker niet langer werkzaam is binnen de organisatie is het vanaf heden mogelijk om het gebruikersaccount door één van de beheerders te laten uitschakelen.

Projecten en urenregistratie

Zeg vaarwel tegen urenregistratie in Excel

Een projectadministratie of urenregistratie bijhouden in Excel wordt al snel een opsomming van onoverzichtelijke geboekte uren en kanttekeningen. Met Teambase 2.2.09 wordt het mogelijk om eenvoudig een overzichtelijke projectadministratie op te zetten.

Bij projecten kan je eenvoudig een team samenstellen van collega’s die een project mogen inzien en op dat project uren mogen schrijven. Per medewerker is het zelfs mogelijk om een afwijkend uurtarief in te stellen, voor bijvoorbeeld een junior- en seniormedewerker.

Starten met projectadministratie binnen Teambase

Om te starten met projectadministratie binnen Teambase dient de projectmodule ingeschakeld te worden door de administrator van de Teambaseomgeving. Dit is vaak de gebruiker die de omgeving heeft aangemaakt.

Projecten beheren

Een project aanmaken waarbij je uren kan registreren gaat eenvoudig via ‘Projecten > Project toevoegen’. Bij het nieuwe project geef je een naam voor het project op (let op! De klant kan deze naam terug zien op zijn/haar factuur) en voer je de overige eigenschappenin.

Je kan onder “Team” een team van collega’s samenstellen die samen met jou aan dit project gaan werken. Dit project komt dan automatisch onder ‘mijn projecten” te staan bij jou en je teamgenoten. Ook geef je bij de teaminstellingen aan welk artikel er standaard wordt gebruikt en hoeveel minuten dit artikel vertegenwoordigd. Stel, je hebt een artikel dat 15 minuten vertegenwoordigd, bijvoorbeeld “Consultancy per 15 min”, dan geef je bij “minuten per artikel “15 minuten” op. Door deze instelling wordt het mogeiljk om uren te schrijven met een interval van 15 minuten. Dit kan je volledig naar wens aanpassen. Als je hierbij hulp nodig hebt kan je ons via twitter @Teambase_CRM, via de online chat of telefonische support voor de gebruikers met een uitgebreid abonnement.

Urenregistratie

Per registratie van het aantal gewerkte minuten of uren kan je een duidelijke omschrijving toevoegen, welke in een later stadium kan worden gebruikt voor de werkzaamhedenspecificatie die als bijlage bij een factuur wordt meegestuurd.

Hoe belangrijk is marketing voor kleine bedrijven?

customer-magnet-1019871_640.jpg

Veel kleine bedrijven denken bij marketing maar aan één ding: verkopen. Alhoewel dit een belangrijk onderdeel van marketing is, omdat het omzet binnen brengt en de deuren openhoudt, is het slechts één onderdeel. Marketing omvat in principe ‘alles dat je doet’. Dit wil zeggen, marketing is elk contact dat je met mensen buiten je organisatie om hebt. Hier draait het allereerst om het laten weten dat je je op de markt begeeft, om de mensen vervolgens over te halen om zaken met je te doen en je diensten en/of producten te verkopen.

Marketing geeft je de mogelijkheid om meer omzet te genereren, een relatie op te bouwen met je klanten, de gemeenschap en je industrie. En hoewel marketing niet veel hoeft te kosten, zitten er wel degelijk kosten en tijd aan verbonden.

Een goede marketingstrategie bestaat uit een aantal activiteiten. Eén van de activiteiten die daarbij het meest over het hoofd gezien wordt is public relations. Oftewel, nieuws over jouw bedrijf in de handen van potentiele klanten krijgen. Soms kan dit gedaan worden door nieuwsinstanties te benaderen. In andere gevallen gebeurt dit wanneer je meewerkt aan projecten in de gemeenschap, met stichtingen en/of publieke organisaties. Een website wordt daarbij ook gezien als een belangrijk onderdeel, maar enkel het hebben van een website is tegenwoordig niet meer voldoende.

Let erop dat je website voldoende gefocust is en onderhouden wordt, anders zal je hier weinig resultaat zien.

Een marketingstrategie behoeft print materiaal. Brochures kunnen hier een onderdeel van zijn, maar ook prijskaartjes, productomschrijvingen, en handleidingen zijn materiaal die een marketingstrategie kunnen ondersteunen. Mocht je echter maar één ding gaan printen, laat het dan visitekaartjes zijn. Deze zijn veelvoudig toepasbaar: van simpelweg het meegeven bij een verkoop tot op de netwerkvloer.

Marketing is ook borden, kleuren, logo’s, klantenservice, een glimlach als iemand je zaak binnenstapt en een schone winkel- of kantoorvloer. Het is verpakkingen, schermen, prijzen en reageren op vragen van klanten. Het is ‘alles dat je doet’.

Marketing hoeft niet altijd slim, grappig of ‘catchy’ te zijn, maar het moet wel oogstrelend zijn. Hoe vaak onthoud je niet een leus, reclamecampagne of afbeelding, maar niet de bedrijfsnaam?

Raak niet ontmoedigd als je marketingwerkzaamheden niet direct hun vruchten afwerpen, want niet alle marketingactiviteiten zullen succesvol zijn. Door je marketingwerkzaamheden te meten kan je erachter komen welke hebben gewerkt en welke niet. Dit klinkt ingewikkeld, maar het kan al zo simpel zijn als klanten te vragen waarom zij voor jou hebben gekozen.

Marketing is een investering, niet een kostenpost. En het zou zomaar eens de beste investering kunnen zijn doe je ooit doet.

 

Mailings en brochures versturen via Teambase

Een aantal kleine verbeteringen aan Teambase met update 2.2.13

Onbekend object

Mailings versturen, direct vanuit Teambase

Wil je je relaties informeren over een nieuw product, adreswijziging of simpel op de hoogte van de ontwikkelingen rondom je organisatie? Vanaf heden is het een fluitje van een cent om mailings direct te versturen vanuit Teambase. Je kan er voor kiezen om een mailing volledig zelf op te stellen of te kiezen uit vooraf gedefineerde sjablonen. Je kan je mailing voorzien van allerlei soorten bijlages die naar iedere ontvanger individueel wordt verzonden.

Registratie van mailings

Alle malings die naar relaties worden verzonden, worden bijgehouden in een overzichtelijk mailingoverzicht. Daarnaast wordt deze informatie tevens getoond op de historische informatie van de relaties.

Margepercentage bij offertes

Als aanvullig op de brutomarge in euros, welke wordt vermeldt bij een offerte, is het vanaf heden mogelijk om de brutomarge in percentage te zien op de offertedetailpagina. Hiermee wordt het eenvoudiger om inzicht te krijgen in marges in procenten bij offertes.

percentage offertevoorbeeld

Uitbreiding op rapportage: Artikelgegevens lopende abonnementen

De rapportage “Artikelgegevens lopende abonnementen” heeft een uitbreiding gekregen welke inzicht in de relaties die verbonden zijn aan de artikelgegevens van de lopende abonnementen. Door te klikken op het “aantal” in de kolom “aantal” wordt er een overzicht gepresenteerd met de bijbehorende relaties.

Tip: Wanneer je “ctrl + klikt” wordt de pagina geopend in een nieuwe tabblad.

Brochures versturen

Vanaf heden is het mogelijk om e-mails met bijlages te versturen via de relatiedetailpagina. Deze functie is ideaal voor het versturen van handleidingen, brochures of e-mails met andere soorten bijlages.

Bekijk de videohandleiding:

IFrame

De 5 Dingen Die Iedere Ondernemer Moet Weten!

ondernemer-succesvol.jpg

Er zijn geen korte routes naar succes. Om succesvol te worden, zijn er een aantal zaken die je moet weten. In dit artikel bespreken we de 5, volgens ons, belangrijkste zaken.

1. Weet hoe je moet verkopen.

Weten hoe je moet verkopen, helpt je duidelijk en overzichtelijk je producten of diensten uit te leggen. Zelfs in het geval van het zoeken naar een baan, waarin je in principe jezelf verkoopt. Weten hoe je moet verkopen gaat daarbij niet zozeer om het overhalen van mensen, maar het helpen situaties te verbeteren.

2. Kruip in de huid van de klant.

Jezelf kunnen inleven in de persoon waarmee je zaken doet, geeft je een beter inzicht in zijn of haar situatie en leert je hoe jij deze beter kan maken. Om dit te doen, moet je in staat zijn de behoeften en eisen van de klant en die van het bedrijf waar hij/zij voor of mee werkt snel te kunnen begrijpen. Dit is een continu proces van leren en begrijpen. Wat hebben bedrijven nodig? Wat hebben de werknemers in bedrijven nodig en hoe voeren zij hun werk uit? Zolang je niet weet hoe je deze processen kunt verbeteren, zal je niet succesvol zijn.

3. Weet zoveel mogelijk van technologie.

Het mooie aan technologie is dat het iedere dag verandert. Kijk bijvoorbeeld naar de lancering van alweer de 9e iPhone, de iPhone 6s. Of de lancering van Windows 10 dit jaar. Op de dag van lancering weet je net zoveel van de nieuwe technologie als anderen. Vanaf dat moment is het aan jou om verder te leren. Als je meer weet van nieuwe technologieën, dan sta je in de unieke positie, om te beoordelen of jouw klanten kunnen profiteren van de nieuwe technologie. Nieuwe ontwikkelingen in de technologiesector zorgen voor verandering en verandering zorgt voor mogelijkheden. Het is aan jou om erachter te komen waar deze mogelijkheden liggen.

4. Vraag jezelf altijd af hoe jij een oplossing zou ontwerpen als er nog geen oplossing zou bestaan.

99% van de dingen die we doen, doen we op de manier zoals ze altijd zijn gedaan. Er zijn maar weinig situaties opnieuw onder de loep genomen en herdacht. Dit is wat succesvolle mensen doen. Elke situatie, van het eten in een restaurant tot het doen van administratie bekijken zij opnieuw en bedenken nieuwe oplossingen waarmee dit wellicht beter kan. Ze vragen hierbij niet naar wat mensen zouden willen, maar bedenken een (compleet) nieuwe oplossing en bekijken vervolgens hoe deze oplossing het beste ingezet of toegepast kan worden.

5. De weg naar iets beter?

Veel mensen bedenken in hun ogen fantastisch nieuwe manieren om oude situaties te veranderen, maar vergeten zich af te vragen of dit het leven van gebruikers ook werkelijk vergemakkelijkt. De simpele vraag die je jezelf altijd moet stellen bij het bedenken van nieuwe oplossingen is: maakt dit de huidige situatie dusdanig beter voor de gebruiker? Ja of Nee?

BONUS: 6. Wees aardig.

Tuurlijk kan je niet altijd lief blijven, maar het is gemakkelijker om aardig te zijn, dan een eikel. Bovendien is het samenwerken met aardige mensen veel makkelijker.

Wat zijn jouw gedachten? Laat ze achter in de reacties.

6 tips om je dag efficienter in te delen

We raken dagelijks allemaal verdwaald in een doolhof van e-mail, afspraken, taken en overig werk. Met deze 6 tips breng jij weer structuur in je werkdag!

 

Checklist

1. Begin met een takenlijst, niet met je e-mail

Het is bijna voor iedereen een gewoonte om na het pakken van een kop koffie je e-mail te openen. Niet doen! Je e-mail kan al snel een uur in beslag nemen en soms wel veel langer. Voor je het weet is het alweer tijd om te te lunchen. 

Je bent beter af om het half uur te spenderen aan het maken van een takenlijst. Zorgen dat je weet wat je vandaag gaat afkrijgen. Bij het opstellen van een takenlijst begin je eerst met de kleine dingen, het laag hangende fruit, om vervolgens de grotere klussen aan te pakken. 

2. Blokkeer bronnen voor afleiding

Multitasken is in de meeste gevallen een illusie. Wie op een dag meters wilt maken en zijn zaakjes wilt afronden zorgt ervoor dat er geen afleiding is. Laat je e-mail niet de hele dag openstaan, maar gun jezelf minstens 3 x 60 minuten op een dag op niet afgeleid te worden door e-mail. Als er spoed is bellen je collega’s of klanten wel. Zet je facebook, twitter of andere social media ‘even uit’. Zet je telefoon op dnd. Alles en iedereen wat je uit je concentratie haalt kost je kostbare tijd. Het gemiddeld 5 tot 10 minuten voordat je weer goed in je materie zit. 

3. Verdwaal niet op internet

Het gebeurt je vaker dan je denkt. Je opent Google, zoekt voor “A” en voordat je het weet heb je het hele alfabet gezien en weet je alle laatste nieuws uit Tuvalu. Probeer gericht te zoeken en laat je niet afleidingen tijdens je surfgedrag. 

4. Zorg voor een leeg bureau

Chaos op je bureau is chaos in je hoofd. Zorg dat je bureau leeg en schoon is. Dit werkt vele malen prettiger. Waar gehakt wordt vallen spaanders, maar gun jezelf ook de tijd om je werkplek mintens één keer per dag op te ruimen. Tijd voor koffie? Neem dan één minuut extra om je bureau op te ruimen. 

5. Leer nee zeggen

Als je op ieder verzoek “ja” blijft zeggen zul je zien dat je nooit door je werk heen komt. Iedereen wilt iets van je en vaak willen ze het direct. Probeer eens een keer nee te zeggen en stel een later moment voor. Je zult zien dat je meer ruimte creeert om eerst je huidige werk af te maken alvorens je weer aan iets nieuws begint. 

6. Wees niet te perfectionistisch

Perfectionisme kan je ver brengen, maar het kan op het zelfde moment een blok aan je been zijn. Soms is het beter om genoegen te nemen met “meer dan goed genoeg”. Ook in dit geval geldt de 80/20 regel. In 20 procent van je tijd bereik je vaak 80 procent van het resultaat. In veel gevallen is dat meer dan genoeg. 

Heb jij nog tips of suggesties? Wij horen ze graag!

Uitbreiding op reparatiemodule

Teambase 2.2.15 brengt de mogelijkheid om zelf invoervelden voor reparaties te definiëren. Hiermee is het mogelijk voor organisaties om de intake van een reparatie aan de specifieke behoeften van hun organistatie aan te passen. 

ICT- en computerreparatiebedrijven

Voor ICT- en computerreparatiebedrijven biedt dit de mogelijkheid om velden zoals “data bewaren”, “wachtwoord” en “vervangen van harde schijf” toe te voegen aan de reparatie.

Telefoonreparatiewinkels

Voor telefoonreparatiewinkels biedt de nieuwe toevoeging de mogelijkheid om bijvoorbeeld velden zoals “simlock vrijmaken” of “pincode” toe te voegen aan de reparatiemodule. 

Reparatiemodule uitbreiding

 

Instellen van de nieuwe functionaliteit

De nieuwe extra velden kunnen enkel worden aangemaakt door de reparatiemanager. Deze functie dient eerst ingschakeld te worden via het profiel van de desbetreffende gebruikers.

Zodra de actieve gebruiker beschikt over de reparatiemanagerrol, kan deze via “instellingen > reparatie > Zelfbepaalde eigenschappen” extra velden toevoegen aan de reparatiemodule. 

 

Nieuwe rapportage mogelijkheden

Samenwerken en inzicht geven in je organisatie, het fundament van Teambase. Met de laatste update biedt Teambase je organisatie nieuwe en verbeterde rapportages.

Artikelgegevens lopende abonnementen

Vanaf heden is het mogelijk om rapportages uit te draaien die je inzicht geven in alle artikelen die worden verkocht in een abonnement. Met deze “Artikelgegevens lopende abonnementen-rapportage” krijg je in één oogopslag inzicht in alle abonnementen.

Relatiegegevens lopende abonnementen

Met de “Relatiegegevens lopende abonnementen-rapportage” zie je in één oogopslag welke relaties de huidge periode (week, vier wekelijks, maand, kwartaal, jaar) een terugkerend factuur hebbben. Ideaal voor bedrijven die periodiek onderhoud uit voeren.

Verkooprapportage nieuwe abonnementen

Met de “Verkooprapportage nieuwe abonnementen-rapportage” krijg je inzicht alle alle nieuwe abonnementen die verkocht zijn door je organisatie. Deze rapportages draai je eenvoudig uit per periode.

Omzetrapportage