Update 2.3.11 – Eenvoudig navigeren door Teambase.

compass

Teambase update 2.3.11 brengt de mogelijkheid om eenvoudig te navigeren door relaties, artikelen, offertes, opdrachten, reparaties, IT dossiers, Support tickets, instellingen en eigelijk alles wat je binnen Teambase kan vinden. Hiermee verbeteren we de workflow en hoef je niet langer onnodig naar de overzichtpagina.

Navigeren door IT Dossiers

Wij hebben deze feature doorgevoerd in ieder onderdeel van Teambase en verwachten dat je met deze nieuwe feature veel tijd zal besparen.

Reacties toevoegen aan Support Tickets per e-mail voor IT bedrijven.

In onze vorige update hebben wij deze feature als beta vrij gegeven en na ruim 3 weken testen is deze feature voor iedere Teambase-gebruiker direct beschikbaar.

Een veel gevraagde feature vanuit de kant van ICT-bedrijven die gebruik maken van het Support Ticketsysteem in Teambase is om het mogelijk te maken om support-gebruikers per e-email reacties te laten toevoegen, waardoor men niet langer hoeft in te loggen op de supportticketinterface. Dit verzoek hebben wij gehonoreerd en daarvoor een systeem ontwikkelt wat e-mailberichten omzet in ticketreply’s. Het systeem is dusdanig slim dat het voorgaande reacties en handtekeningen kan filteren van het daadwerkelijke bericht, waardoor enkel de reactie wordt toegevoegd aan het ticket.

Reageren op een ticket per e-mail

Screenshot van de toevoeging onder de ‘reageer-knop’.

Update 2.3.10 geshipped.

Update geshipped

Update 2.3.10 staat live en zit vol met nieuwe handigheden en uitbreidingen op bestaande modules. In deze blog nemen je door de nieuwe features van Teambase.

Vaste CC- en BCC-adressen voor facturen.

Voor facturen die via e-mail worden verstuurd kunnen nu vaste CC- en BCC-e-mailadressen worden opgegeven. Deze feature kan worden gebruikt om bijvoorbeeld altijd een kopie naar je persoonlijke mailbox te sturen voor ieder factuur dat wordt verzonden, of om bijvoorbeeld altijd een kopie-factuur naar je accountant of boekhouder te sturen. Om e-mailadressen in te stellen ga je naar “Instellingen > Facturen > E-mail-instellingen“.

Mogelijkheid toegevoegd om teksten op factuur aan te passen.

De disclaimertekst, die je onderaan facturen aantreft, is vanaf deze update aan te passen naar eigen wens. Hierdoor is het mogelijk om een persoonlijk bericht op facturen te plaatsen. Om de disclaimer naar wens aan te passen, ga je naar Instellingen > Facturen > Disclaimer-instellingen“.

Dagomzet beschikbaar via omzetrapportage.

Wij hebben het nu nog makkelijker gemaakt om je dagomzet inzichtelijk te krijgen. Via de omzetrapportage kan je op het tabblad “dagomzet” de dagomzet zien van de afgelopen maand, of een periode naar keuze selecteren.

Dagomzetrapportage demo-omgeving

 

Mogelijk om klantnotificatiemeldingen uit te schakelen bij het afronden van reparaties.

Vanaf heden is het mogelijk om de klantnotificatie bij reparaties uit te schakelen. Hier wordt je niet langer, bij het afsluiten van een reparatie, gevraagd om of je klant per e-mail wenst te informeren. Op dit moment hebben we een aantal verzoeken liggen om de notificatie per SMS te laten geschieden, deze mogelijkheden worden momenteel onderzocht. Om dit in te stellen ga je naar “Instellingen > Reparatie > Documentinstellingen.

Nieuwe features.

In deze update hebben wij ook een aantal nieuwe features toegevoegd. Hieronder lees je de nieuwe mogelijkheden in deze update.

Pro-forma facturen toegevoegd.

De nieuwe functie pro-forma facturen geeft je de mogelijk om facturen in concept te maken. Dit is ideaal voor het versturen van een pro-forma-factuur voor bijvoorbeeld een vooruitbetaling of voor het geleidelijk opstellen van een factuur. Dit kan je gebruiken wanneer je niet voor iedere handeling een factuur wenst te versturen, maar werkzaamheden /artikelen wenst op te sparen tot een bepaald factuurbedrag en vervolgens te factureren.

Reacties toevoegen aan Support Tickets per e-mail voor IT bedrijven in beta.

Een veel gevraagde feature vanuit de kant van ICT-bedrijven die gebruik maken van het Support Ticketsysteem in Teambase is om het mogelijk te maken om support-gebruikers per e-email reacties te laten toevoegen, waardoor men niet langer hoeft in te loggen op de supportticketinterface. Dit verzoek hebben wij gehonoreerd en daarvoor een systeem ontwikkelt wat e-mailberichten omzet in ticketreply’s. Het systeem is dusdanig slim dat het voorgaande reacties en handtekeningen kan filteren van het daadwerkelijke bericht, waardoor enkel de reactie wordt toegevoegd aan het ticket.

Deze feature is enkel beschikbaar als beta voor geselecteerde Teambase-gebruikers. 

Reageren op een ticket per e-mail

Screenshot van de toevoeging onder de ‘reageer-knop’.

 

Inloggen op Teambase via een persoonlijke QR-code.

Begin deze week hebben wij onze SSO (Single Sign On) geüpdatet met de mogelijkheid om persoonlijke inlog-QR-codes te genereren. Een persoonlijke inlog-QR-code geeft je de mogelijkheid om direct om je Teambase-omgeving in te loggen, zonder je gebruikersnaam, wachtwoord en omgevingsnaam in te moeten voeren. Deze optie is ideaal voor winkeliers en reparatie-winkels welke met meerdere computers werken.

Het inloggen via een QR-code vereist een smartphone en een QR-code-scanner.

Hoe stel je inloggen via QR-code in?

Inloggen via smartphone.

Het inloggen via QR-code is voor iedere omgeving per direct beschikbaar en hoeft niet separaat ingeschakeld te worden. Om een QR-code te genereren log je via een smartphone in op je Teambase-omgeving. Tijdens het inloggen vink je “Genereer QR-code” aan om een QR-code te genereren.

Teambase CRM, inloggen via QR code

QR-code toevoegen aan thuis-scherm.

Voeg je QR-code toe aan je thuis-scherm van je smartphone.

Teambase CRM, inloggen via QR code

 

Open de QR-code en scan deze in.

Open de inlogpagina van Teambase op de computer waar je op wenst in te loggen en scan vervolgens de QR-code. Teambase logt je hierna automatisch in.

 

Teambase CRM, inloggen via QR code

 

2.3.09 Feature Requests met gedeelde takenlijsten.

Zoals je waarschijnlijk de afgelopen paar weken al gemerkt hebt trekken wij momenteel enkele sprints speciaal voor de feature requests. In update 2.3.09 hebben wij wederom een aantal feature requests omzet in nieuwe features. Hierbij een overzicht van de nieuwe features voor deze update.

Gedeelde taaklijsten

Afbeelding van een takenlijstoverzicht

Een uitbreiding op de takenlijst is de gedeelde takenlijst. Met een gedeelde takenlijst is het mogelijk om een takenlijst aan te maken welke in te zien is door één of meerdere teamleden. Wanneer je een extra takenlijst aanmaakt krijg je direct de mogelijkheid om teamleden toe te voegen aan de takenlijst. Om een nieuw taak in de takenlijst aan te maken, kies je “+ Taak aanmaken”  en kies je vervolgens de gezamenlijke takenlijst waarin de taak moet komen.

Nieuwe takenlijst aanmaken
Door de komst van gezamenlijke takenlijsten, zijn alle bestaande taken verplaats naar een persoonlijke takenlijst.

Verbetering opdrachtoverzicht bij meerdere opdrachten per offerte

Wanneer je een offerte specificeert met meerdere tabbladen binnen één offerte, is het met deze update duidelijker geworden bij welk onderdeel van de offerte een opdracht hoort. Het onderwerp van de offerte wordt vanaf heden voorzien van de tabblad-omschrijving in het opdrachtoverzicht. Nieuw opdrachtoverzicht

Weergavemodal voor artikeldetails bij definitieve artikeltabel toegevoegd

Artikeltabellen zijn met deze update voorzien van een extra knop waarmee het mogelijk is om het desbetreffende artikel direct in te zien via een weergavemodal. Deze toevoeging biedt voordeel wanneer men een artikel snel wenst aan te passen, zonder de huidige workflow te verlaten. Tevens is deze functie geimplementeerd bij het inkoopadvies, om zo eenvoudig prijzen of overige artikeldetails aan te passen.

Artikel weergavemodal

iPhone 5s artikel aanpassen

2.3.08 Een update op basis van feature requests.

De afgelopen periode hebben wij veel gesproken met onze Teambase gebruikers. Hieruit hebben wij een feature-lijst gemaakt met veel gevraagde features welke wij de aankomende weken zullen implementeren. Update 2.3.07 was de eerste in de reeks van het honoreren van de vele feature request. Update 2.3.08 is de tweede update met enkel feature requests door onze gebruikers.

Mogelijkheid toegevoegd om taaksoorten toe te voegen

Voorheen was het mogelijk om taken aan te maken met voorgedefinieerde taaksoorten. Vanaf heden is het mogelijk om zelf je taaksoorten te defineren, waardoor je nog eenvoudiger taken kan aanmaken en delegeren.

Mogelijkheid toegevoegd om intakedocumenten voor reparaties per e-mail te versturen

Teambase-gebruikers die veel reparaties afhandelen en milieubewust zijn, kunnen vanaf heden er voor kiezen om intakeformulieren te e-mailen in plaats van af te drukken. Je bespaart hier niet alleen het milieu mee, maar het is ook nog eens een goede reden om het e-mailadres van je klanten te noteren.

Reparatie-offertes toegevoegd

Een verzoek wat we niet anders dan konden honoreren was het verzoek om het mogelijk te maken om vanuit een reparatie een offerte aan te maken. Deze toevoeging maakt het mogelijk om vanuit een reparatie een offerte te maken, welke direct een referentie heeft naar de reparatie. Artikelen die in de offerte worden gebruikt, worden bij het accepteren van de offerte direct in de reparatie toegevoegd. Hiermee blijf je in de reparatie-workflow en hoef je niet langer een offerte via het offerte-traject aan te maken.

Offerte maken voor een reparatie.

Relatieoptimalisatie voor Teambase WebApp

In Nederland kom veelal dezelfde achternamen tegen. Zo komt “de Jong” 86534 keer voor en “Jansen” 75698 keer. Je klant terugvinden via de Teambase WebApp bleek nogal een uitdaging te zijn, vertelde een aantal gebruikers ons. Voor ons reden genoeg om dit wat makkelijker te maken. Dankzij deze update worden alle relaties met eenzelfde naam in de Teambase WebApp voorzien van het adres. Zo kan je eenvoudig je relatie terugvinden.

iPhone-Teambase-WebApp

Top 10 Nederlandse achternamen

lancering

Onderhoud – Update

Vrijdag 16 juli, tussen 23:00 en 03:00 voeren wij onderhoud uit op ons platform. Tijdens dit onderhoud zal Teambase niet beschikbaar zijn. Onze excuses voor het eventuele ongemak.

Update

Het onderhoud van vrijdag 16 juli heeft niet volledig plaatsgevonden in het geplande onderhoudsschema. Hoewel na het onderhoud al onze services online waren. ondervonden wij problemen met onze Single Sign On (SSO-server). Hierdoor was het niet mogelijk om in te loggen op Teambase. Onze technical engineers konden het probleem herleiden naar een groep netwerkinterfaces die dienst weigerde. Deze problemen zijn begin van zaterdagmiddag verholpen waarna het gebruik van Teambase weer mogelijk was.

Wij zullen de aankomende dagen gebruiken om samen met onze hardwareleverancier te onderzoeken waarom dit incident zich heeft voorgedaan en hoe dit in het vervolg te voorkomen.

Wij bieden ons welgemeende excuses aan voor de onverwachtse onderbreking in onze dienstverlening.

 

Update 2.3.04: Algemene verbeteringen en verwerking van feature requests

Teambase 2.3.04 is een kleine tussentijdse update en brengt voornamelijk algemene verbeteringen met zich mee. Zo hebben wij het opdrachtoverzicht verbeterd en de opdrachtdetailpagina voorzien van kortingen en een totaalprijs. Projecten zijn nu uitsluitend beschikbaar voor teamleden die aan een project zijn toegewezen. Daarnaast hebben wij de weergave van brieven verbeterd; bij sommige tekens werd in de vorige versie van Teambase een ampersand niet juist weergegeven op de PDF-versie van een brief.

Mogelijkheid om magazijnlocatie te vermelden op een artikellabel

Vanaf heden worden de uitgebreide artikelomschrijvingen weergegeven op een artikellabel. In de uitgebreide artikelomschrijving is het mogelijk om meer informatie over een artikel te plaatsen of bijvoorbeeld een magazijnlocatie in te vullen. Dit is met name een voordeel voor winkels waarbij het fysieke product elders ligt opgeslagen dan het product wat een klant naar de kassa brengt. Je kan bijvoorbeeld denken aan gamewinkels, waarbij het hoesje van een game in de winkel ligt, maar de fysieke game in een magazijn of lade ligt.

 

Update 2.3.03: Out of the Box Support Ticketsysteem gelanceerd

Update 2.3.03 staan dienstverleners centraal en misschien wel in het specifiek ICT-dienstverleners. Update 2.3.03 brengt namelijk het veel gevraagde Support ticketsysteem met zich mee. Het Support ticketsysteem is een uitgebreide module wat wij de afgelopen maanden in beta hebben mogen testen in samenwerking met een aantal specifieke Teambase-gebruikers die zich hadden aangemeld voor deze gesloten beta. Dankzij alle feedback welke wij hebben mogen ontvangen, hebben wij een Support Ticketsysteem ontwikkelt welke volledig rebrandable is en in minder dan 10 minuten is op te zetten.

Wat is er zo speciaal aan dit Support Ticketsysteem?

Volledig rebrandable ticketsysteem

Allereerst; het is volledig rebrandable. Alles waar je klanten mee in aanraking komen, zoals bijvoorbeeld de ticketinterface, is rebrandable met jouw logo, huisstijl en zelfs je eigen URL. Zo kunnen je klanten inloggen op tickets.jouwbedrijfsnaam.nl, zonder dat je zelf het ticketsysteem hoeft te hosten. Het ticketsysteem draait bij ons veilig in de cloud en is dus altijd bereikbaar voor je klanten.

Je kan support-teams samenstellen

Werkt je organisatie met een eerste, tweede en/of derde lijns? Met het Support Ticketsysteem kan je eenvoudig je eigen teams samenstellen. Aan deze teams kunnen optioneel klanten worden gekoppeld en kan er op deze manier een effectieve workflow ontstaan.

Support contracten

Het is mogelijk om support contracten toe te voegen aan Teambase. Indien je organisatie werkt met een strippenkaartmodel, houdt Teambase bij hoeveel uren je klant nog tegoed heeft en wanneer hij extra moet bijbetalen.

Geavanceerd zoeken

Geavanceerd zoeken maakt het mogelijk om oplossingen in voorgaande tickets snel terug te vinden en op deze manier tijd te besparen met het bieden van een oplossing.

Overige veranderingen

Aanpassigen in BTW voor Teambase-gebruikers in België

In België is het verplicht om een BTW-nummer op de factuur te vermelden. Daar hebben wij de optie toegevoegd om een BTW-nummer verplicht te maken bij het aanmaken van een zakelijke relatie BTW-nummers van relaties weergegeven bij facturen.

Daarnaast is het vanaf heden mogelijk om de BTW-zone instelbaar te maken voor relaties, zodat geen BTW wordt berekend bij buitenlandse verkoop.

Relevante knowledge base artikelen

 

Een update voor reparateurs en verkopers

Teambase 2.3.02 brengt een aantal veel gevraagde features naar Teambase, welke wij de afgelopen maanden hebben mogen ontvangen via de chat of per e-mail. Deze update zal vooral worden gewaardeerd onder de bedrijven die veel met de reparatiemodule werken, zoals servicebedrijven, smartphoneherstelbedrijven en verkopers die werken met prijsafspraken. Terwijl wij alweer zijn begonnen met het testen van de volgende update, zie je hieronder de meest belangrijkste functies die update 2.3.02 met zich mee brengt.

Prijsafspraken met relaties

Ben jij één van die verkopers die graag prijsafspraken maakt met je relaties? Dan bevat de laatste update van Teambase precies wat je nodig hebt!Teambase 2.3.02 introduceert prijsafspraken. Met prijsafspraken is het mogelijk om je debiteuren een vast kortingspercentage aan te bieden op alle artikelen.

Wil je niet op alle artikelen korting geven, maar enkel op specifieke artikelen dan is dat ook mogelijk. Het instellen van prijsafspraken gaat via de relatiedetailpagina.

 

Prijsafspraken instellen CRM pakket

 

Afsluittekst voor reparatie-intakeformulieren

Ben je in bezit van een service- of repaircenter en blijven er veel reparaties liggen? Vanaf heden kan je een afsluittekst plaatsen op je intakeformulier waarmee je klanten attendeert op het feit dat een reparatie binnen 6 weken afgehaald dient te worden. Je kan dit uiteraard ook voor andere doeleinde gebruiken, zoals een persoonlijke noot.

Het instellen van een afsluittekst voor het reparatie-intakeformulier kan je doen via ” Instellingen > Reparaties > Intakedocument”

Zelfbepaalde reparatie-eigenschappen uitgebreid

De zelfbepaalde reparatie-eigenschappen hebben wij deze update uitgebreid met de mogelijkheid deze velden weer te geven op het intakeformulier of het factuur. Lees hier hoe je deze instelt.

Zelfbepaalde eigenschappen

Mogelijkheid toegevoegd om enveloppen in te stellen

Heb je enveloppen met het venster links? of juist rechts? C4? C5? Wij hebben de mogelijkheid toegevoegd om te kiezen welke enveloppen je gebruikt. Klik hier voor het knowledgebase-artikel. 

Een update met inzicht

Wat ons betreft is update 2.3.01 één van de mooiste updates van het eerste kwartaal van 2016. Deze update brengt de mogelijkheid met zich mee om zelf-definieerbare artikeleigenschappen toe te voegen aan artikelen.

Zelf-definieerbare artikeleigenschappen

Dit maakt het mogelijk om bijvoorbeeld zaken zoals ‘serienummer’, ‘kenteken’ of ‘servicenummer’ toe te voegen aan artikelen, artikelgroepen of merken.

Artikeleigenschap

Wil je weten hoe je zelf zelf-definieerbare artikeleigenschappen toevoegd aan een artikel? Bekijk ons knowlegde base artikel. 

Offerte-overzicht verbeterd

Indien je, zoals veel van de Teambase-gebruikers, met meerdere collega’s werkt aan offertetrajecten dan is het wel zo fijn om onderscheid ten hebben tussen offertes die jezelf in behandeling hebt en die van je collega’s zijn. Teambase geeft je vanaf heden standaard de mogelijkheid dit onderscheid te maken doormiddel van een nieuw tabblad.

Offerte

Wat ons het meest enthousiasmeert is de uitbreiding op onze rapportagemodule, welke het vanaf heden inzicht geeft in:

  • de best presterende verkoper
  • een top 25 van de beste debiteuren
  • een overzicht van je beste boekjaren

LET OP: De rapportage geeft je altijd overzicht over de afgelopen 12 maanden. Wil je een volledig boekjaar zien, zet dat de einddatum op de laatste van je boekjaar. Indien je boekjaar 2015 wilt inzien, dan zet je de einddatum op 31-12-2015. 

Voorbeeld van omzet per verkoper

Omzet per verkoper

Voorbeeld van top 25 beste debiteuren

Omzet per debiteur