Reparatiemodule SMS versturen

Teambase 2.4.07: SMS versturen en tot 5x sneller reparaties innemen.

Versie 2.4.07 is een enorme sprong voor Teambase als het aankomt op versnelling van intake-processen en communicatie met klant. Teambase 2.4.07 maakt het innemen van reparaties tot wel vijf keer sneller dan vorige versies.  Read more

Problemen voor je team oplossen of laat je het team de problemen oplossen?

Is het voor jou ook lastig om te kiezen tussen oplossen of delegeren? Je begint om zeven uur op kantoor, zodat je ongestoord je ‘eigen’ werk kan uitvoeren, omdat je dagelijks te maken hebt met een takenlijst die aan het einde van de dag niet klaar is.

Enkele weken geleden sprak ik Bram, een manager bij een middelgroot IT-bedrijf. Hij besteedt meer dan de helft van zijn dag aan het managen van escalaties. Bram heeft na iedere werkdag het gevoel dat hij niets bereikt omdat hij continu bezig is met het blussen van zijn teams’ brandjes. Blijkbaar is het motto van zijn team  “Als je twijfelt, escaleer het” geworden. Teams die niet langer de verantwoording nemen voor hun eigen problemen, maar dit afschuiven naar hun manager, kunnen situaties zoals dat van Bram veroorzaken.

Voordat je een manager bent kan je je eigen contributie eenvoudig meten aan het aantal problemen dat je oplost. Zodra je een manager bent verdwijnt deze meetlint. Je wordt niet langer beoordeeld op het aantal problemen dat je oplost, dat problemen gezamenlijk oplost.  Als je een effectieve manager bent, komen escalaties zelden voor. Dit was bij Bram helaas niet het geval.

Hier zijn drie vragen en richtlijnen die je jezelf kan geven om te voorkomen dat je ingrijpt wanneer het eigenlijk niet nodig is.

1. Wie zou van dit probleem eigenaar moeten zijn?

Wanneer er een teamlid naar je toekomt met de vraag “hoe lossen we dit probleem op?”, stop dan. Voordat je de vraag beantwoord, vraag jezelf “Wie zou eigenaar moeten zijn van dit probleem?”.

Op het moment dat je instapt en het probleem voor je team oplost, kan je meer kwaad dan goed doen. Je zorgt er namelijk voor dat je team een patroon ontwikkelt waarbij alle problemen die niet opgelost kunnen worden automatisch naar de manager worden gespeeld.

Daarnaast creëer je een omgeving waarbij het team denkt dat het niet competent genoeg is om problemen zelf op te lossen. In plaats daarvan, zorg ervoor dat het team de verantwoordelijkheid neemt om zelf het probleem op te lossen.

2. Nu doen of goed doen?

Het is vaak verleidelijk om direct actie te nemen op problemen die voor jou eenvoudig zijn op te lossen. Bijvoorbeeld wanneer er veel tijdsdruk is bij de gewenste oplossing. Zelfs in deze omstandigheden kan het verstandig zijn om je team te helpen de oplossing te vinden, in plaats van de oplossing aan te bieden op een zilveren schaal. Zorg dat je meer een teamspeler bent en minder de held.

3. Wat is het minste wat ik kan doen?

Dit is een vraag die waarschijnlijk erg onnatuurlijk voelt. Natuurlijk wil je niet het minste doen, maar in dit geval is dit een vraag die jezelf kan stellen op het moment dat er een probleem wordt geëscaleerd naar jou als manager. Je wilt immers je team geen ‘nee’ verkopen.

Als anderen moeite hebben om problemen op te lossen die ze rechtmatig zouden moeten oplossen, vraag altijd: “Wat is het minst dat ik kan doen?” Vind het laagste initiatiefniveau voor jezelf, terwijl je teamlid ertoe verplicht om op het hoogste niveau te kunnen handelen. Gebruik het dan als een onderwijsmoment om je team te leren het de volgende keer zonder jou te doen.

Wat zijn jouw managementadviezen? Laat ze achter in de comments.

Productiviteit verhogen

Vijf vragen die je jezelf kan stellen om productief te blijven.

Afleidingen zijn overal. Je hoeft niet veel moeite te doen om afleiding te vinden in de fysieke wereld of online. Hoe je met deze afleidingen omgaat kan veel betekenen voor je productiviteit en daarmee je succes.

Je hebt je doelen gezet en je weet hoe je daar moet komen. Het is nu enkel nog een kwestie van de route volgen, volhouden en zorgen dat je niet wordt afgeleid van je uitgestippelde route.

Hier zijn vijf vragen die je jezelf kunt stellen om er zeker van te zijn dat je afleiding zoveel mogelijk ontwijkt. 

1. Wat zijn de drie dingen die je vandaag gedaan moet krijgen.

Het is belangrijk om iedere dag af te sluiten met het gevoel dat je een stap vooruit bent gekomen. Het is daarom belangrijk iedere dag te beginnen met een “moet-vandaag-klaar-lijst”. Op deze lijst zet je maximaal 3 taken op die vandaag zult afronden. Ik adviseer je wel om niet vals te spelen met jezelf, door de lijst te voorzien van 3 kleine dingen, die prima binnen 15 minuten afgerond kunnen worden. Ik daag je uit de lijst te voorzien van zaken die een groot verschil zullen maken.

2. Past het binnen het grotere plan?

Het is altijd uitdagender om even een zijstraat in te rijden, dan je vast te houden aan de hoofdroute die je reeds voor jezelf hebt uitgezet. Het hoeft dus niet altijd je omgeving of dingen online te zijn die je afleiden van het grotere plan, maar het kunnen ook je eigen ideeën zijn die niet in lijn liggen.

3. Wat doe je s’avonds laat en s’ochtends vroeg?

Het is makkelijk om te klagen en vervolgens te zeggen dat je niet genoeg tijd hebt om je werk te doen, om vervolgens ‘s avonds uren lang naar de TV of een iPad te staren. Het is makkelijk om de ochtend te starten met het verwerken van je inbox en het werk van van andere te verwerken, voordat je met je eigen werk begint. Als je s’ ochtends iets eerder begint of ‘s avonds iets later stopt, dan heb je in die momenten tijd om je te focussen op taken en projecten zonder dat andere je storen.

4. Datgene waar je nu mee bezig bent, is dat noodzakelijk of productief?

Het is makkelijk om je tijd te besteden op social media en tegen jezelf te zeggen dat het noodzaak is voor het welzijn van je bedrijf. Het bouwen van een digitale reputatie is enorm belangrijk, maar het is belangrijker om eerlijk met jezelf te zijn over de vraag of je huidige taak noodzakelijk is en je past binnen het grotere plan.

5. Weet je al wat je morgen gedaan wilt krijgen?

Voordat je afsluit en wat tijd voor jezelf neemt, adviseer ik je vijf minuten te nemen en op te schrijven wat je morgen gedaan wilt krijgen, nu je nog je in je workflow zit. Het is beter om taken voor morgen op te schrijven terwijl je er nog mee bezig bent, dan morgenochtend compleet gedesoriënteerd te moeten zoeken naar wat je vandaag wilt doen.

Binnen Teambase hebben we hiervoor takenlijsten ontwikkeld welke je zowel persoonlijk als met een team kan gebruiken. Wellicht dat dit een goede plek kan zijn om te beginnen met het opschrijven van de taken die je wilt afronden.

 

school-studeren

5 Lessen die je nooit op school hebt gehad!

Ik heb veel respect voor mensen die hun scholing voortzetten na de verplichte scholing te hebben afgerond. Leren, studeren en investeren in jezelf houdt niet op zodra je succesvol bent, dan begint het pas echt.

De vaardigheden die je echt nodig hebt om te slagen in het leven leer je pas zodra je traditionele scholing is afgelopen. In dit artikel 5 lessen die je nooit op school hebt gehad. Speciaal gefocust om je anders te laten denken.

1. Een krachtige “waarom”

Realiseer jezelf dat je altijd een tandje kan bijsteken. Geef je op dit moment echt alles? De mogelijkheden zijn eindeloos, zolang je maar voldoende motivatie hebt. Het doel is een “waarom” te creëren die zo sterk is, dat het je door elke uitdaging, beperking en tegenslag heen trekt.

We zitten op dit moment in een economie die is ingenomen met de ondernemer, en het gemakkelijk dan ooit maakt om je ideale toekomst te ontwerpen. Zolang je voldoende dwingende redenen, duidelijke intenties en de juiste begeleiding hebt, kan je alles bereiken. Vergeet nooit. Redenen komen eerst, resultaten volgen.

“When you know why you do what you do, even the toughest days become easier.”

2. Focus je sterktes, en delegeer je zwaktes

Iedereen die zegt dat je je moet concentreren op je zwakke punten heeft nog nooit consistente topprestaties geleverd. Focus je daarentegen op je sterktes. Weet je niet zeker wat je sterke punten zijn, vraag het mensen om je heen. Dit hoeft niet datgene te zijn wat jij het leukst vindt, maar waar jij resultaten boekt. Het doel is om zo goed te worden in sterktes dat je je daarmee kunt onderscheiden. Iedereen houdt ervan om iets te doen waar ze goed in zijn en je creativiteit zal een boost krijgen als je houdt van je werk. Als je je daarentegen focust op teveel dingen of om je zwakke punten te versterken, zal je nooit ergens in uitblinken.

Dit is niet altijd wat je liefde, maar waar je resultaten te krijgen. Het doel is zo goed in uw sterke punten dat stuwt u te onderscheiden zijn. Iedereen houdt doen waar ze goed in zijn, en je creativiteit zal bloeien als je houdt van wat je doet. Als je gefocust bent op te veel dingen het zal ertoe leiden dat u gemiddeld in veel in plaats van uitzonderlijk in een paar zijn.

“[…] average in many instead of exceptional in a few.”

3. Gewoontes winnen het van inspiratie

Inspiratie is nodig om actie te ondernemen, maar je gewoontes bepalen uiteindelijk het succes of falen. Onderzoek wijst uit dat slechts 5% van de bezoekers van seminars en conferenties echt gebruiken wat ze hebben geleerd. Waarom? Omdat, inspiratie van korte duur is. Het voelt goed op het moment, maar blijft niet hangen tijdens de uitwerking. Focus je daarentegen op het aanleren van een nieuwe gewoonte en je zult verbaasd staan van de blijvende resultaten.

4. Information overload

Iets vermeesteren is de hoogste vorm van vervulling. En de enige manier om succesvol te worden is om de fundamenten en vaardigheden die nodig zijn om je doelen en dromen te bereiken onder de knie te krijgen. Met een veelvoud aan beschikbare informatie is het gemakkelijk om overweldigd te worden en de afleiding op te zoeken.

Lees in plaats van 50 boeken, dit jaar eens 3 boeken, maar implementeer deze boeken ook echt. De onvolwassen leerling wil zo snel mogelijk, zo veel mogelijk informatie tot zich nemen, terwijl de volwassen geest heel doelbewust studeert.

5. Het echte onderwijs

Zoals Jim Rohn zei: “If you work hard on your job you can make a living, but if you work on yourself you can make a fortune.” Ondernemers begrijpen dit als de beste. Investeer in jezelf en je bent verzekerd van een solide toekomst.

Apple said it bluntly….“We shouldn’t be criticized for using Chinese workers, the U.S. has stopped producing people with the skills we need.”

Ouch! Als ik zeg jezelf in jezelf investeren, jezelf ontwikkelen, laten groeien en het verbeteren van je vaardigheden, dan bedoel ik niet naar school gaan. School leidt je soms namelijk af van de dingen die echt belangrijk zijn om vooruit te komen. Raar, maar waar.

“The best education you can get is investing in yourself, and that doesn’t mean college or university.” – Warren Buffett

 

BRON: Addicted2Succes

2.3.07. Een update met kleine handigheidjes.

bankroet-excel

Voorkom een bankroet door Excel

Excel gebruiken voor je boekhouding brengt meer risico met zich mee dan je wellicht denkt. De kans op fouten is daarbij zelfs zo groot, dat het risico van faillissement dreigt. In dit artikel enkele voorbeelden van bedrijven die dit overkwam.

Het geheel baseren van je boekhouding op Excel kan erg gevaarlijk zijn. Het programma is namelijk erg gevoelig voor fouten en fraude. Toch gebruikt nog altijd ruim 70 procent van de multinationals Excel.

FRAUDEGEVOELIG

Excel bevat weinig tot geen structuur, tenzij jij deze zelf aanbrengt. Zelfs dan is het nog steeds een erg fraudegevoelig systeem, omdat iedereen zomaar wijzigingen kan aanbrengen. En dit zonder dat er te achterhalen valt waar en door wie de wijzigingen zijn aangebracht. Bovendien zijn Excel bestanden van zichzelf uit niet beveiligd, noch versleuteld.

ENRON EN IMTECH

Het klinkt wellicht wat extreem, maar er zijn meerdere voorbeelden te noemen waarbij het gebruik van Excel direct en indirect geresulteerd heeft in een faillissement. Denk bijvoorbeeld aan Enron in 2002 of onlangs nog bij Imtech.

MEER DAN 100 FOUTEN

Onderzoek van de  TU Delft onderbouwd deze problemen. Samen met het bedrijf Infotron deden zij onderzoek naar het gebruik van Excel. De conclusies van dit onderzoek zijn meer dan verontrustend te noemen. Zo vonden zij na onderzoek van 15.000 spreadsheets in 740 bestanden maar liefst meer dan 100 fouten. Deze fouten kunnen desastreuze gevolgen hebben. Een foutje in de spreadsheets bij een beursgenoteerd Brits bedrijf, waarbij de pensioenopbouw 8,6 miljoen minder waard bleek dan gewaardeerd, liet de beurswaarde 30 procent kelderen en de kostte de CEO zijn baan.

GEBREK AAN OVERZICHT

Behalve fouten is het gebrek aan overzicht een ander probleem voor bedrijven. Het hebben van meerdere spreadsheets voor verschillende afdelingen, of divisies over de grens, maken het vergelijken van cijfers en prestaties lastig en tijdrovend.

GEVOLGEN ONDERSCHAT

Bedrijven onderschatten veelal de mogelijke gevolgen van het houden van een boekhouding in Excel, terwijl de complexiteit bij groeiende ondernemingen steeds verder toeneemt. Door de boekhouding te consolideren in een systeem als bijvoorbeeld Teambase, hou je niet alleen overzicht en controle over je boekhouding, maar worden alle bedrijfsprocessen duidelijk en overzichtelijk.

BRON: Management Team & Teambase CRM

10 inspirerende quotes

10 Inspirerende Citaten Die Je Denken en Doen Kunnen Veranderen

Deze week zetten wij in ons blog 10 inspirerende citaten op een rijtje. Quotes van beroemdheden, filosofen, wereldverbeteraars en succesvolle ondernemers die je aan het denken zetten en je inspireren om net dat tandje harder te werken dan je concurrenten…

Welke is jouw favoriet? Laat het ons weten in de commentaren. Ook wij bij Teambase laten ons graag bezielen om verder te gaan dan anderen.

Waarschuwing: Alhoewel je ze in minder dan een minuut gelezen hebt, kan het je hele leven duren om ze te realiseren.

failure-defeats-losers-failure-inspires-winners follow-your-instincts-thats-where-true-wisdom-manifests-itself if-you-run-you-stand-a-chance-of-losing-but-if-you-dont-run-youve-already-lost in-de-kern-van-moeilijkheden-schuilen-mogelijkheden ondernemen-is-zien-wat-iedereen-ziet-en-daarmee-doen-wat-niemand-anders-doet personal-brand-is-what-people-say-when-you-leave-the-room starting-a-company-is-like-throwing-yourself-off-a-cliff-and-assembling-an-airplane-on-the-way-down to-succeed-you-have-to-believe-in-somehting-with-such-passion-that-it-becomes-reality fail-and-try-but-never-fail-to-try the-secret-of-getting-ahead-is-getting-started

ondernemer

8 eigenschappen die zeer succesvolle mensen met elkaar gemeen hebben

Op basis van ervaring en observaties gedaan gedurende mijn tijd als ondernemer heb ik een lijst samengesteld met eigenschappen die succesvolle mensen blijken te hebben, in de hoop dat dit je zal helpen op je eigen reis richting het bereiken van persoonlijk succes.

1. Ze zijn doelgericht

Het bereiken van succes heeft zo zijn strubbelingen. Dingen gaan verkeerd, mensen worden boos, gevoelens worden gekwetst, je slaagt en je faalt. Het zijn de mensen die gericht blijven op het einddoel en weigeren iets (of iemand) deze doelmatigheid te laten ontmoedigen. Hoe vaak ben jij ontmoedigd geweest of motivatie verloren? Hou je doel in ogen en laat je niet ten prooi vallen aan afleiding, maar focus je op je doel.

“Far and away the best prize that life has to offer is the chance to work hard at work worth doing.” – Theodore Roosevelt

2. Ze zijn gepassioneerd

Scenario 1: Je hebt een baan waar je een hekel aan hebt, puur om de rekeningen te betalen. Scenario 2: Je wordt iedere dag wakker met als doel je interesses en voorliefdes om te zetten in een carrière. In welk scenario werk je harder? Juist, diegene die hun passie achterna gaan zullen harder werken om hun droom een realiteit te maken. Het hebben van een droom of duidelijk doel is een krachtig instrument dat je kan helpen gefocust en gemotiveerd te blijven. Als je maar één ding onthoudt van dit artikel, laat het dan dit zijn: als je succesvol wilt zijn, moet je gepassioneerd zijn over datgene wat je doet.

3. Ze hebben een absurde arbeidsethos

Als jij slaapt, werken zij. Als jij op vakantie bent, werken zij door. Wanneer jij tevreden bent, gaan zij verder. Je bereikt de top niet door lui te zijn. Van de agenda’s van de meest succesvolle mensen, zouden de meeste mensen gillend gek worden. Maar, dat is dan ook precies de reden waarom zij aan de top van hun vakgebied staan. Als je streeft naar succes en je de mogelijkheid hebt om iets van jezelf te maken verspil het dan niet. Stop alles in het bereiken van je doelen en realiseer je droom door harder te werken dan diegene naast je.

4. Ze omringen zichzelf met gelijk gestemden

Heb je ooit de uitdrukking “you are the average of all the people you surround yourself with” gehoord? Succesvolle mensen nemen dit gezegde ter harte. Ze creëren een ondersteunend netwerk aan gelijkgestemde mensen om zich heen waarop zij kunnen bouwen en die begrijpen wat zij doormaken. De voordelen hiervan zijn enorm: van netwerken tot het oplossen van problemen. Jezelf omringen met de juiste mensen vertienvoudigen je kansen op succes.

5. Ze zijn probleemoplossers

Succesvolle mensen geven niet zomaar op. In plaats van ontmoedigd raken, vinden ze een manier om het probleem op te lossen of te omzeilen en zo verder te kunnen met het realiseren van hun doelstellingen. Als je ooit zelf geconfronteerd wordt met een ogenschijnlijk onoverkomelijk probleem, probeer het dan eens vanuit een ander perspectief te bekijken. Vraag iemand die je vertrouwt om hulp, of brainstorm ‘out-of-the-box’ oplossingen. Leer je problemen op te lossen en je zult merken dat tegenslagen niet langer onoverkomelijk lijken, maar een uitdaging zijn.

6. Ze bieden waarde

Zou jij een product kopen dat weinig tot geen waarde voor je heeft? Natuurlijk niet. En tegenovergesteld? Zou je iets kopen dat je leven verbeterd en van grote waarde is voor je? Uiteraard. Eén van de meest effectieve manieren om succes te bereiken is het aanbieden van iets van waarde. Zij het een dienst, een product of een oplossing, als je iets van waarde aanbiedt zullen mensen investeren, kopen en gebruik maken van je aanbod. Kijk maar eens naar succesvolle bedrijven, wat doen zij? Zij bieden een dienst of product aan waar vraag naar is. Als je succesvol wilt zijn moet je voorzien in deze vraag.

7. Ze zijn innovatief

Wat hebben Brian Chesky, Mark Zuckerberg, Garret Camp en Nick Woodman allemaal gemeen? Afgezien van het feit dat ze allemaal miljardair zijn, hebben zij allen hun industrie gerevolutioneerd. Ze namen reeds bestaande industrieën en verbeterde en compleet veranderde deze met hun innovatieve bedrijven. GoPro revolutioneerde de manier waarop wij belangrijke momenten vastleggen. Airbnb veranderd de manier waarop wij reizen. Facebook heeft de manier waarop wij met elkaar communiceren compleet veranderd en Uber revolutioneerde taxi-vervoer. Het doorgronden van een probleem of zelfs een gehele industrie en daar op innovatieve wijze een zinvolle verandering kunnen doorvoeren is een van de belangrijkste eigenschappen van succesvolle mensen.

“Without change there is no innovation, creativity, or incentive for improvement. Those who initiate change will have a better opportunity to manage the change that is inevitable.” – William Pollard

8. Ze geloven in zichzelf

Maar het allerbelangrijkste is het geloof dat zij in zichzelf hebben. Niemand heeft ooit iets bereikt door het op te geven. Het hebben van een standvastig geloof in jezelf en je capaciteiten is een integraal onderdeel van succes. Mensen zullen gaan twijfelen aan je capaciteiten, je zal falen en fouten maken, maar als je het vertrouwen in jezelf behoudt zal niets je weerhouden van het bereiken van je doelen.

Welke stappen neem jij om succesvol te worden? Laat het ons weten in de commentaren hieronder…

BRON: Addicted2Succes

aandacht-tijd-focus

Stop met het managen van je tijd, en focus je aandacht!

“Any man who can drive safely while kissing a pretty girl is simply not giving the kiss the attention it deserves.” ~ Albert Einstein

Wat als je je niet langer druk maakte over het besteden van je tijd, maar je focuste op je aandacht? Geloof ons… je krijgt meer gedaan en zit nog lekkerder in je vel ook!

Iemand kan zijn tijd doorbrengen aan zijn of haar bureau, maar waar denkt diegene aan? Aan de persoon naast hen? Zijn ze ideeën aan het brainstormen? Denken ze na over het leven? Of zijn ze aan het dubben over de lunch?

De keuze die wij allemaal keer op keer moeten maken in het leven is waar wij onze aandacht aan besteden. Sommige mensen zullen zeggen dat dit inherent is aan het “besteden van je tijd”, maar als wij aan tijdsbesteding denken, denken we aan acties als eten, slapen, zwemmen, lezen, schrijven, zitten aan je bureau, enzovoort.

Stop met het managen van je tijd, en focus je aandacht!

Lichaam en geest op een lijn

Besteden van je tijd is gericht op de aanwezigheid van je lichaam. Besteden van aandacht heeft betrekking op je geest. Een onderzoek van Harvard heeft aangetoond dat afleiding ons ongelukkig maakt. Afleiding werd hierbij gedefinieerd als het fysiek iets uitvoeren, terwijl je gedachtes ergens anders zijn. Dit is een aandachtsprobleem, geen gebrek aan tijd. Het gaat hierbij om het aanwezig zijn waar je bent en het in contact staan met je directe omgeving. Dit houdt in dat je moet stoppen met appen naar je ene vriendengroep, terwijl je fysiek met je andere vriendengroep op stap bent!

Om het anders te zeggen: als je aan het werk bent en je je laat afleiden door notificaties en dumpert-video’s, ben je technisch gezien aan het “werk”, maar je aandacht is verdeeld. Vergelijk de resultaten van deze werksessie maar eens met een waar je aandacht volledig gefocust is op je taak, het verschil zal je doen verbazen. Sommige mensen krijgen dan ook meer voor elkaar in 20 minuten, dan anderen in 4 uur voor elkaar krijgen. Dit omdat zij hun aandacht dusdanig beter focussen.

Waarom aandacht belangrijker is dan tijd

Aandacht is macht. Mensen dragen flitsende kleding om op te vallen. Adverteerders spenderen miljoenen euro’s om je aandacht voor 5 seconden vast te houden. Rock-, en filmsterren worden geprezen om hun vermogen te entertainen, ofwel de aandacht van mensen voor uren aan een vast te houden. Voor iets zo kostbaar als onze aandacht, is het ironisch dat iedereen zich juist focust op tijdsmanagement. Tijdsmanagement is saai, laat ruimte over tot interpretatie en laat je aandacht wegebben.

Wat te doen: Als je gaat zitten om te werken, denk dan niet aan je date van vanavond. Maar focus je aandacht op je taak voor de komende 5 minuten en verleng deze aandachtsboog met een aanvullende 5 minuten, wanneer nodig. Gezien de menselijke neiging om aandacht te verliezen (zeker gezien de moderne wereld vol afleidingen), is het verstandig om je te richten op korte momenten met ‘laser focus’. Als je er daarentegen voor kiest om ergens “een uur aan te werken”, varieert je attentieboog sterk en daarmee ook de resultaten van je werk.

Wat je doel ook mogen zijn in het leven, van geluk tot succes, focus je aandacht waar nodig en je zult zien dat je tijd overhoudt. Er zitten meer dan genoeg uren in een dag, maar heb je overal wel je aandacht bij? Dat is de vraag.

Veel mensen zijn bekend met het Pareto Principe, of het 80/20 principe, waarin staat dat 80% van de resultaten uit 20% van het werk voortkomen. Dit toont eigelijk al aan dat werk waar je je aandacht bijhoudt veel meer resultaat boekt, dan werk waar je je aandacht niet bij hebt.

Focus je aandacht vandaag maar eens en maak je niet druk om je tijdsmanagement. Je zult zien hoe goed het werkt, je energie geeft en je productiviteit verhoogt.

Bron: Motivation Grid

productiviteit

5 manieren waarop je je productiviteit verlaagt (en hoe dit te voorkomen)

Het is mogelijk dat een takenlijstje je energie geeft, je helpt prioriteiten te stellen en je motiveert om door te gaan, zelfs met onvermijdelijke afleidingen en tegenslagen. Toch zijn er nog steeds mensen die het niet voor elkaar krijgen om alles op het takenlijstje af te vinken aan het einde van een werkdag.

Dit komt omdat de meeste mensen hun takenlijstjes niet goed in elkaar hebben zitten en daarmee effectief hun eigen productiviteit verlagen.

Als je je schuldig maakt aan een van de volgende punten, dan heb ik het over jou.

1. Je maakt tijd voor energie-vreters

Zelfs als je nog nooit van deze term hebt gehoord, weet je wie dit zijn: ze vreten je energie door enkel op zichzelf gefocust te zijn en niet gericht op het welzijn van de groep. Jouw tijd en prioriteiten interesseert ze niets. En toch stuurt deze persoon constant e-mails naar je met de vraag om hulp. Veelal een tijdrovende taak die op jouw takenlijstje belandt (ondanks het feit dat er geen voordeel voor jou aan zit).

De oplossing

Makkelijk. Als het niet gaat om een belangrijke taak, kan je beleefd afwijzen met een simpele reactie als: “Helaas heb ik een strakke deadline staan en kan ik je deze niet helpen.” Als de persoon blijft aandringen vervolg dan met een vraag die benadrukt waarom de taak niet voor jou bestemd is: “Ik ben op het moment druk bezig met […]. Als het belangrijk is, kan ik mijn manager erbij betrekken en vragen welke taak voorrang heeft”.

2. Je takenlijst is onduidelijk

Simpel gezegd, een taak op je lijst die niet kan worden opgenomen als een actie behoort niet op je takenlijst. Dit omvat zowel taken die vaag zijn (reageer op voorstel) of uit meerdere stappen bestaan (lanceer nieuwe productlijn). Of je probeert je te herinneren op welk voorstel je ook alweer moest reageren of je wordt bedolven onder de stress van het lanceren van een nieuwe lijn in een middag.

De oplossing

Maak gebruik van duidelijke zinnen op je takenlijst en beschrijf altijd meer details dan je denkt nodig te zijn. Want om vier uur ‘s middags zijn je gedachten van 9 uur ‘s ochtends lang niet zo vers meers. En als het aankomt op grotere taken, maak deze kleiner door ze onder te verdelen in meerdere stappen. Zo zou een taak als “opzet planning lancering nieuwe productlijn”, die vervolgens opgedeeld kan worden in kleinere taken veel beter passen bij een takenlijst en minder overweldigend overkomen.

3. Je neemt teveel hooi op je vork

Als je onrealistisch bent met het aantal taken dat je in een dag kan afronden, ben je gedoemd te falen. Bovendien beroof je jezelf van het gevoel van voldoening als je aan het einde van de dag je takenlijst volledig kan afvinken. Door teveel taken op je te nemen, lijkt het werk veelal op een onontkomelijke hoeveelheid, waardoor je niet weet waar te starten en je meer geneigd bent taken uit te stellen.

De oplossing

Belle Beth Cooper, content marketeer bij Buffer, deelde de volgende tips om je takenlijst haalbaar te houden:

One of the most counterintuitive but effective methods I’ve found for increasing my productivity is to limit how many items I add to my to-do list. One way to do this is by choosing one to three most important tasks, or MITs. These are the big, tough tasks for your day that you really need to get done; the ones that will keep you in the office past the time you planned to leave, or working after dinner if you don’t get through them.

Hoe bepaal je wat het meest belangrijk is? Dit zijn veelal de taken die meetbaar zijn, evenals de taken die het project sturen en onmisbaar zijn bij het behalen van resultaten.

4. Je vergeet pauze te nemen

In een perfecte wereld start je ‘s ochtends om 9 uur en werk je non-stop door tot 18:00 uur. Maar, we leven niet in een perfecte wereld en je gaat nou eenmaal gestoord worden, trek krijgen, en onrustig van het constant zitten achter een computer.

De oplossing

Ongeacht hoe druk je bent, iedereen heeft pauzes nodig om zich opnieuw op te laden. Doe dit door te werken in blokken van 50 – 90 minuten. Onderzoek wijst uit dat meest productieve mensen werken voor 52 minuten per keer, 17 minuten pauze te nemen om vervolgens hun taken weer op te pakken. Zij werken deze 52 minuten met intense focus om hun taken te voltooien, waarna ze even rust nemen. Denk aan het maken van een korte wandeling, iets te drinken of eten pakken, of een inspirerende website te bezoeken.

5. Je houdt geen rekening met onvermijdelijke onderbrekingen

Je hebt veel tijd gestoken in het perfect vaststellen en uitlijnen van je prioriteiten, maar dan raak je afgeleid. Door een e-mail, een collega, door breaking nieuws of wat dan ook. Ondanks je harde werk en perfect ingedeelde takenlijst raak je afgeleid met het eerste dringende bericht dat in je inbox belandt.

De oplossing

Laat hier en daar wat ruimte over in je agenda. Zo creëer je marges waarbinnen je het werk alsnog kan afronden. In het ergste geval heb je geen onderbrekingen en heb je je werk eerder afgerond.

Aanvullend kan je mogelijke onderbrekingen voor zijn, door je status op bijv. Skype te veranderen naar “bezig”, nieuwe telefoontjes rechtstreeks naar voicemail te laten gaan en je e-mailprogramma enkel bericht te laten geven bij bepaalde contactpersonen.

Er is geen perfecte takenlijst, maar de manier waarop je die van jou maakt kan je dag maken of kraken. Dus wat je ook gebruikt — een app, een computer of ouderwets pen en papier — voorkom deze vijf dooddoeners en je zult zien dat je ieder dag alle taken van je takenlijst kan afvinken. Succes!

BRON: The Muse